Planilha de controle de caixa: o passo a passo

O controle de caixa é uma das ferramentas de gestão financeira mais importantes para as empresas de todos os setores. É por meio dele que o empreendedor e sua equipe conseguem controlar as entradas e saídas de dinheiro, verificando como anda a saúde financeira do negócio.

Ao realizar um controle de caixa eficaz, a empresa será capaz de acompanhar essas movimentações a fim de manter o caixa sempre no azul, isto é, com dinheiro sobrando. O descuido nessa importante atividade pode gerar prejuízos para o negócio e também aumentar o nível de endividamento da empresa. Situações que todos os empresários querem evitar, não é mesmo?

Se você quer organizar essa parte importante do seu negócio, te convidamos para conferir na sequência deste post o passo a passo para criar e gerenciar uma planilha de controle de caixa. Não perca!

Saiba como montar uma planilha de controle de caixa

Quando você ouve planilha de controle de caixa, logo vem em sua mente o Excel, correto? Mas, vale lembrar que  hoje temos outras alternativas para montar uma planilha de fluxo de caixa. Você pode optar pelo Openoffice ou Google Sheets, por exemplo, ferramentas que têm configurações muito semelhante ao Excel. 

Depois de escolher a ferramenta que melhor se encaixa na realidade do seu negócio, siga os passos abaixo para começar a estruturar a sua planilha de controle de caixa:

  1. Abra a sua planilha;
  2. Na linha 1, distribua as seguintes informações, cada uma em uma coluna:
  • Data
  • Categoria
  • Movimentação
  • Entrada
  • Saída
  • Saldo

A cada movimentação realizada, você vai preencher os dados na planilha da seguinte forma:

  • Data: é a data da movimentação, ou seja, o dia em que você recebeu dinheiro ou pagou algo.
  • Categoria: a categoria corresponde a grupos de despesas da sua empresa, como folha de pagamento; pagamento de fornecedores; materiais de escritório; etc. É importante agruparmos as despesas e as receitas para sabermos onde nossos gastos e faturamentos estão concentrados.
  • Movimentação: é o tipo de evento ocorrido, como pagamento da consultoria em gestão, compra de cartuchos de tinta, conta de energia e etc.
  • Entrada: são as receitas recebidas, isto é, o dinheiro das vendas.
  • Saída: são os pagamentos realizados, ou seja, os débitos.
  • Saldo: é o quanto sobra ou falta no seu caixa após cada lançamento.

controle de caixa

Calculando o saldo

A cena de empreendedores fechando o fluxo de caixa com a calculadora ao lado ainda é comum em muitos estabelecimentos. Além de perder um tempo precioso ao optar pelo gerenciamento manual, o empresário também está abrindo um espaço importante para as falhas. Uma planilha de controle de caixa pode fazer isso sozinha, basta aplicar algumas fórmulas bem simples.

Por exemplo, digamos que na linha 2 da sua planilha você tenha colocado a data 01/08/2020 e a movimentação saldo inicial com o valor de entrada de R$ 1.000,00. Na célula G2, que corresponde ao saldo, você deve inserir a seguinte fórmula: =E2-F2. Basicamente, você está calculando entrada menos saída.

Na célula G3, a fórmula deverá considerar o saldo anterior, mais a entrada seguinte, menos a saída. Sendo assim, a fórmula fica =(G2+E3)-F3. Para replicar a mesma fórmula para as demais células da coluna Saldo, basta selecionar a célula G3, clicar com o mouse no canto inferior direito, onde aparece um quadradinho e arrastar para baixo. Todas as células serão formatadas da mesma maneira.

Conforme você for preenchendo a planilha com novas entradas e saídas, seu saldo será atualizado automaticamente. Fácil, não é mesmo?

Veja como calcular o total de receitas e total de saídas

Você também pode querer calcular automaticamente o total de receitas recebidas no mês e o total de saídas. Neste caso, na última linha da sua planilha, na coluna referente às entradas, insira a fórmula =SOMA(E2:E50). Aqui consideramos que a planilha tenha terminado na linha 50, mas pode variar segundo o volume de movimentações da sua empresa.

Na coluna das saídas, use a mesma fórmula, assim você terá os dois totais comparados e poderá validar se o saldo está correto ou não.

Você conferiu no artigo de hoje um passo a passo rápido e eficaz sobre como montar a planilha de controle de caixa do seu negócio. Se essas dicas te ajudaram, compartilhe esse conteúdo nas redes sociais e faça ele chegar a outros empreendedores que também precisam melhorar a sua gestão financeira. 

Clique aqui e baixe nossa planilha pronta para usar! Se preferir criar a sua, confira nossas dicas.

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