Uma frase comum é repetida pelos bastidores de empresas que precisam lidar com controles fiscais e organização financeira: “o extrato não mente!”. De fato, contra fatos, não há argumentos, mas sim, existem questionamentos que podem e devem ser feitos no sentido de entender exatamente cada débito, cada crédito, cada movimentação desconhecida em sua conta.
Aliás, o que mais vemos, todos os dias, em jornais, revistas e grupos de comunicação de área são notícias sobre fraudes no uso das contas, desvios de recursos em bancos pela internet, entre outras movimentações que, normalmente, comprometem o dono da conta e prejudicam a manutenção dos recursos corporativos.
Entre as incidências mais comuns de fraudes e golpes contábeis, encontramos as tarifas indevidas, quando sua empresa não faz a menor ideia de que está sendo cobrada por serviços ou simplesmente pela aplicação de taxas que desconhecia ou, em segundo lugar, quando o cartão corporativo é usado de forma questionável.
Vejamos cada um em detalhe?
Tarifas Bancárias
Uma ou outra vez, ou até mesmo de forma recorrente, o responsável pela gestão das finanças de uma empresa vê repetirem-se algumas cobranças inadvertidas em suas faturas e extratos bancários. De fato, tudo o que passa como débito negativo e tem como origem uma cobrança da instituição bancária, provavelmente está previsto em contratos.
Igualmente, nem sempre o cliente sabe exatamente quais são os serviços envolvidos em seu plano, se efetivamente precisa deles ou quando exatamente dispara o gatilho que aciona o início das cobranças. Isso acontece, em parte, pelos objetivos das instituições de venda de serviços.
Como evitar ou identificar facilmente tudo que não esteja conforme? Pelo uso de soluções de conciliação bancária, por exemplo. Assim, qualquer movimentação não prevista ou sem origem conhecida é automaticamente isolada e permite uma análise mais próxima.
Mau uso do cartão corporativo
Quantas vezes você já não deve ter visto o cartão da empresa ser usado para compras de menor porte, as quais não eram necessariamente importantes, mas parecia tão fácil e simples usar o cartão corporativo ao invés de usar o pessoal e pedir o ressarcimento posterior? Seja no pagamento de almoços, traslados, aquisição de algum produto ou serviço (pior se for de cobrança recorrente), todo ambiente está à mercê do uso indevido do cartão da empresa.
A questão é que o controle, prometido para depois, acaba sendo deixado de lado e passa tudo no nome da empresa. Com isso, até mesmo o que pareciam pequenos gastos podem se acumular e representar um montante representativo no final de cada mês, ou seja, na hora de pagar a fatura. Colocando em perspectiva, de um ano inteiro, pior ainda, pode se tornar uma montanha de dinheiro.
Isso sem contar quando a compra não é diretamente feita com o cartão da empresa como uma atitude de má fé, e ainda há riscos de ter o cartão clonado e o prejuízo, quando não identificado, é maior ainda. Neste momento, o melhor é recorrer à uma solução já citada, a conciliação de cartões, e ainda adicionar uma detalhada prestação de contas do uso do cartão corporativo.
Falhas e fraudes sempre terão lugar no mundo financeiro, mas não tomar nenhuma precaução contra elas é um erro mais grave do que a ocorrência de incidentes. Principalmente em casos de organização entre mais de uma pessoa, aumenta a dificuldade de identificar os golpes e, por isso mesmo, é fundamental contar com mecanismos de controle.
