Como fazer um fluxo de trabalho para a gestão financeira do seu negócio

Por mais que você tenha uma ideia que valha um milhão de reais, precisará de um excelente planejamento financeiro para colocá-la em prática. Ou então terá que encontrar alguém com perfil para conduzir a gestão financeira da empresa.

Em outras palavras, o fluxo de entradas e saídas de dinheiro é o coração de toda organização. Quando bem equilibrado, mantém tudo em perfeito funcionamento; quando existe desequilíbrio, sintomas como atrasos em pagamentos, nível de endividamento elevado e dificuldades em honrar os compromissos logo aparecem.

O que é um fluxo financeiro

Fluxo financeiro, mais comumente chamado de fluxo de caixa, é uma ferramenta de gestão que permite controlar a saúde financeira da empresa. É nele que nos baseamos, num primeiro momento, para saber se a organização está tendo lucro ou prejuízo.

A cada mês temos o saldo operacional, que é aquele obtido deduzindo todos os custos da empresa do total de receitas auferidas, e o saldo acumulado, que é a soma do seu saldo operacional do mês anterior com o total de receitas do mês corrente, menos os custos do mês corrente.

Com esses cálculos básicos você já é capaz de controlar o fluxo financeiro da empresa e melhorar o desempenho da mesma com a adoção de melhores práticas de redução de custos e aumento de receitas. Mas por onde começar a montar seu fluxo financeiro?

Organize as contas

Antes de mais nada, liste todas as receitas que a empresa deve receber nos próximos meses. Costumamos usar o período de um ano para controlar o fluxo de caixa. Faça o mesmo com as despesas.

Categorize as contas

Para facilitar a consolidação dos dados, você deve categorizar tanto receitas quanto despesas. As receitas podem ser segmentadas por clientes, por região geográfica, tipo de produto ou serviço.

Já as despesas devem ser divididas em custos fixos (que não dependem do seu volume de vendas) e variáveis (que mudam conforme suas vendas aumentam). Elas também podem ser segmentadas em categorias como: aluguéis, materiais de escritório, comissões, tecnologia, entre outras que você julgar necessárias.

Faça o registro dos dados

É importante manter um controle diário sobre o seu fluxo de caixa, registrando qualquer movimentação, inclusive a compra daquele clip de papel, que custou apenas cinco centavos.

Esse registro pode ser feito em planilhas eletrônicas, contudo, não é a forma mais recomendada, haja vista a existência de um grande número de riscos a esse tipo de controle: arquivos corrompidos, deletados por engano ou até equipamentos danificados podem comprometer a segurança dos seus dados financeiros.

O ideal é que você utilize um software de gestão contábil e financeira, preferencialmente na nuvem, para exercer maior controle sobre o fluxo financeiro da empresa. Além de ganhar maior segurança, você poderá consultar as finanças organizacionais sempre que precisar, estando ou não em seu escritório.

Sistemas de gestão também melhoram sua capacidade de análise e decisão, pois emitem relatórios personalizados.

Gerencie as vendas com cartão

As vendas com cartão, seja de débito ou crédito, já são maioria no mercado. Os consumidores acham mais fácil e o risco de assaltos é reduzido quando não carregamos dinheiro.

Mas, para quem tem que gerenciar todas essas vendas, fica um pouco mais complexo. É preciso verificar se todos os pagamentos foram aprovados, a ocorrência de chargebacks e devoluções. Também é necessário conferir o montante de vendas com o montante recebido, para saber se as contas estão batendo.

Um trabalho e tanto, não é? Por esse motivo é sempre bom ter tecnologias que auxiliem no controle financeiro empresarial, como sistemas de gestão financeira e conciliação de cartões.

Monitore seu desempenho

Finalmente, não deixe de monitorar o desempenho financeiro da organização. O segredo do sucesso de muitos empresários é não tirar o olho um dia sequer dos resultados. Sabe por quê? Qualquer desvio que ocorra pode ser facilmente identificado e corrigido antes que o prejuízo fique maior.

Quer mais dicas para colocar o financeiro em dia? Confira 6 passos para organizar o financeiro em 2017!

 

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